La gestión de inventarios puede ser compleja y desafiante, pero cuando se entiende bien, se convierte en una poderosa herramienta para rentabilizar cada rincón disponible en la tienda. Ya sea en manufactura o en retail, la clave es encontrar el balance ideal: ofrecer un servicio confiable y manejar el inventario justo, optimizando tanto el capital de trabajo como el uso de espacio físico.

Para empresas manufactureras, además del proceso de planificación de ventas y operaciones (S&OP), se necesita una sólida planificación de producción. Aquí el objetivo es claro: mantener un servicio al cliente de calidad sin un exceso de inventario que lastre el capital. A esto se suman variables complejas, como la capacidad dinámica de producción, la disponibilidad de insumos y la capacidad de reaccionar a eventos inesperados como cambios en la demanda o fallas de maquinaria. En pocas palabras, el éxito en manufactura depende de coordinar producción y recursos de manera flexible y eficiente.

Para las empresas de retail, que tienen un Centro de Distribución (CD) y varias tiendas, la gestión de inventarios se aborda en dos etapas:

1. Abastecimiento del Centro de Distribución (CD): Aquí se define el inventario promedio que el CD necesita para abastecer a las tiendas, dentro de un presupuesto de capital de trabajo. El objetivo es garantizar que el CD tenga el stock suficiente para mantener el nivel de servicio a las tiendas sin inmovilizar capital en exceso.
2. Assortment y Reposición en Tiendas: Esta etapa implica decidir qué surtido específico ofrecerá cada tienda y cómo reponer el inventario para maximizar el uso de espacio. En este caso, el espacio físico en la tienda se convierte en el recurso clave. La prioridad es usar cada metro cuadrado de manera rentable, una estrategia fundamental dado el alto costo del espacio en áreas de tráfico elevado.

Aquí es donde entra en juego la frontera eficiente, una herramienta que optimiza la reposición en tiendas usando algoritmos específicos. Esta frontera es una guía que permite a las tiendas medir el rendimiento del espacio en términos de contribución por metro cuadrado y calcular cuánto se podría perder en ventas si un producto está agotado (stockout). El resultado: con esta herramienta, cada tienda puede elevar su contribución al pasar de un nivel de reposición basada en intuición a una basada en datos concretos.

Contar con una frontera eficiente significa que cada SKU se aprovecha al máximo, reduciendo el riesgo de tener productos agotados en unas tiendas y un exceso de inventario en otras. La tecnología adecuada convierte el inventario en un copiloto para los gerentes de tienda, permitiéndoles tomar decisiones informadas y mejorar el nivel de servicio y rentabilidad en cada metro cuadrado. En resumen, una gestión de inventarios bien estructurada permite que el espacio de la tienda deje de ser una limitación y se transforme en una ventaja competitiva clave.

Los stockouts son una preocupación constante en cualquier empresa, pero su impacto varía significativamente según el contexto y la naturaleza del producto. Mientras que en sectores como el retail los efectos pueden ser menores y hasta pasar desapercibidos, en otras industrias los costos son mucho más elevados, afectando tanto la operación como la imagen de la empresa.

Un caso paradigmático es el del sector salud. La falta de insumos clínicos, como ocurrió en hospitales que debieron suspender cirugías, genera consecuencias severas: desde el empeoramiento de la salud de los pacientes que ya habían esperado meses por sus operaciones, hasta el desprestigio de la institución y la inutilización de recursos clave en los pabellones quirúrgicos. Estos stockouts no solo implican costos operacionales, sino también un impacto intangible en la reputación del centro de salud.

En resumen, el impacto de los quiebres de stock varía según la criticidad del producto en la operación. En industrias de consumo masivo, los efectos dependen de la frecuencia y duración del quiebre, mientras que en sectores como la minería o la salud, los costos pueden escalar rápidamente, afectando tanto la eficiencia operativa como la percepción de la marca.

Partiendo del entendido que 100% de disponibilidad equivale a 0% de stockouts, la literatura académica plantea 3 KPI´ss alternativos para medir la disponibilidad de productos en términos porcentuales.

1. Fill rate del producto (fr); Es el porcentaje de la demanda de un producto que es satisfecha  oportunamente.
2. OTIF (ii); Representa el porcentaje de órdenes que son satisfechas total y oportunamente. Por tanto, es fácil deducir que siempre el KPI´s OTIF será menor al fr de los productos que componen las órdenes. (iii)
3. Nivel de Servicio del Ciclo (NSC); Corresponde a la probabilidad de que no exista stockout durante un ciclo de reaprovisionamiento (iv), (v). En otras palabras, equivale al porcentaje de ciclos en que la demanda se satisfará totalmente.

El análisis crítico de los KPI´ss para gestionar stockouts se enfoca en la elección adecuada según la capacidad para planificar y controlar la gestión de inventarios. Aunque el KPI´s NSC es comúnmente enseñado, no es el más adecuado para la planificación, ya que no mide directamente la satisfacción de la demanda, sino más bien porcentaje de ciclos en que la demanda se satisfará totalmente. Los KPIs relevantes deben enfocarse en la satisfacción de pedidos y demandas de los clientes.

El OTIF, aunque considerado un indicador exigente, es más útil en contextos específicos como el abastecimiento de insumos críticos para cirugías o materias primas para producción. En estos casos, el OTIF es ideal, ya que la falta de productos puede causar la postergación de cirugías o la interrupción de procesos productivos. Así, el uso de OTIF debe adaptarse a la criticidad de los productos en la operación.

El dilema entre los niveles de stockouts y el capital de trabajo radica en encontrar un equilibrio entre mantener una disponibilidad adecuada de productos y optimizar el uso de recursos financieros. Para ello, se sugiere utilizar KPIs como OTIF o el fill rate, los cuales, en conjunto, proporcionan una visión completa de la relación entre la demanda satisfecha y el inventario disponible. Estos indicadores pueden ser parte de un panel de planificación que permita tomar decisiones más informadas.

La implementación de un proceso estructurado de S&OP es clave para gestionar eficazmente la planificación de demanda, oferta e inventarios. Esto requiere herramientas habilitantes, como modelos estadísticos y de machine learning, que permitan generar pronósticos basados en datos históricos limpios, incorporando restricciones y efectos de las acciones comerciales. Además, es esencial el uso de modelos matemáticos y algoritmos adecuados que ayuden a visualizar la «frontera eficiente» entre el inventario objetivo y el fill rate. Esta frontera eficiente separa las combinaciones óptimas de inventario y satisfacción de demanda de aquellas ineficientes o infactibles.

Demafront ofrece una solución que optimiza el proceso de S&OP para mejorar la planificación de la demanda, oferta e inventarios. Utiliza herramientas avanzadas como modelos estadísticos y machine learning para generar pronósticos precisos basados en datos históricos. Estas tecnologías permiten a las empresas reducir el riesgo de stockout y sobre inventarios, ajustando la demanda y abastecimiento de manera más eficiente​.

El rol de la Inteligencia Artificial en la planificación de la cadena de suministro.