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La relevancia del contexto en los stockouts

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Los stockouts son una preocupación constante en cualquier empresa, pero su impacto varía significativamente según el contexto y la naturaleza del producto. Mientras que en sectores como el retail los efectos pueden ser menores y hasta pasar desapercibidos, en otras industrias los costos son mucho más elevados, afectando tanto la operación como la imagen de la empresa.

“En retail, un quiebre de stock puede resolverse con la sustitución de un producto por otro de diferente tamaño o marca, lo que, aunque afecta al proveedor original, no necesariamente perjudica al punto de venta” ejemplifica Sergio Flores, Socio Fundador de Demafront. Agregando que “En sectores más críticos como el automotriz, un cliente podría esperar por un repuesto sin pérdida directa de ventas, pero con el riesgo de deteriorar la lealtad del cliente a largo plazo”.

Un caso paradigmático es el del sector salud. La falta de insumos clínicos, como ocurrió en hospitales que debieron suspender cirugías, genera consecuencias severas: desde el empeoramiento de la salud de los pacientes que ya habían esperado meses por sus operaciones, hasta el desprestigio de la institución y la inutilización de recursos clave en los pabellones quirúrgicos. Estos stockouts no solo implican costos operacionales, sino también un impacto intangible en la reputación del centro de salud.

En resumen, el impacto de los quiebres de stock varía según la criticidad del producto en la operación. En industrias de consumo masivo, los efectos dependen de la frecuencia y duración del quiebre, mientras que en sectores como la minería o la salud, los costos pueden escalar rápidamente, afectando tanto la eficiencia operativa como la percepción de la marca.

IDENTIFICACIÓN DE KPI´s PARA MEDIR NIVELES DE STOCKOUTS

Partiendo del entendido que 100% de disponibilidad equivale a 0% de stockouts, la literatura académica plantea 3 KPI´ss alternativos para medir la disponibilidad de productos en términos porcentuales.

  1. Fill rate del producto (fr); Es el porcentaje de la demanda de un producto que es satisfecha  oportunamente. 
  2. OTIF (ii); Representa el porcentaje de órdenes que son satisfechas total y oportunamente. Por tanto, es fácil deducir que siempre el KPI´s OTIF será menor al fr de los productos que componen las órdenes. (iii) 
  3. Nivel de Servicio del Ciclo (NSC); Corresponde a la probabilidad de que no exista stockout durante un ciclo de reaprovisionamiento (iv), (v). En otras palabras, equivale al porcentaje de ciclos en que la demanda se satisfará totalmente.
(i): En el ámbito de empresas de consumo masivo, la relevancia (costo) de los stockouts dependerá tanto de su extensión en el tiempo, como del volumen de venta y el margen de contribución de los productos afectados.
(ii): On Time In Full
(iii): Puede demostrarse matemáticamente que el OTIF promedio es función de la multiplicatoria de los fr individuales de los sku que componen las órdenes. Por tanto, mientras mayor sea el número de productos que componen las órdenes, menor será el OTIF
(iv): En el caso de un modelo de revisión continua del inventario, NSC corresponde a la probabilidad de que la demanda durante el lead time sea menor al punto de reorden.
(v): Un ciclo de reaprovisionamiento es el tiempo promedio que transcurre entre la recepción de dos ordenes de reabastecimiento consecutivas. En otras palabras, es la cobertura promedio de los lotes de reabastecimiento.

ANÁLISIS CRÍTICO DE LOS KPI´s

El análisis crítico de los KPI´ss para gestionar stockouts se enfoca en la elección adecuada según la capacidad para planificar y controlar la gestión de inventarios. Aunque el KPI´s NSC es comúnmente enseñado, no es el más adecuado para la planificación, ya que no mide directamente la satisfacción de la demanda, sino más bien porcentaje de ciclos en que la demanda se satisfará totalmente. Los KPIs relevantes deben enfocarse en la satisfacción de pedidos y demandas de los clientes.

El OTIF, aunque considerado un indicador exigente, es más útil en contextos específicos como el abastecimiento de insumos críticos para cirugías o materias primas para producción. En estos casos, el OTIF es ideal, ya que la falta de productos puede causar la postergación de cirugías o la interrupción de procesos productivos. Así, el uso de OTIF debe adaptarse a la criticidad de los productos en la operación.


EL DILEMA ENTRE NIVEL DE STOCKOUTS Y CAPITAL DE TRABAJO

El dilema entre los niveles de stockouts y el capital de trabajo radica en encontrar un equilibrio entre mantener una disponibilidad adecuada de productos y optimizar el uso de recursos financieros. Para ello, se sugiere utilizar KPIs como OTIF o el fill rate, los cuales, en conjunto, proporcionan una visión completa de la relación entre la demanda satisfecha y el inventario disponible. Estos indicadores pueden ser parte de un panel de planificación que permita tomar decisiones más informadas.

La implementación de un proceso estructurado de S&OP es clave para gestionar eficazmente la planificación de demanda, oferta e inventarios. Esto requiere herramientas habilitantes, como modelos estadísticos y de machine learning, que permitan generar pronósticos basados en datos históricos limpios, incorporando restricciones y efectos de las acciones comerciales. Además, es esencial el uso de modelos matemáticos y algoritmos adecuados que ayuden a visualizar la «frontera eficiente» entre el inventario objetivo y el fill rate. Esta frontera eficiente separa las combinaciones óptimas de inventario y satisfacción de demanda de aquellas ineficientes o infactibles.

Demafront ofrece una solución que optimiza el proceso de S&OP para mejorar la planificación de la demanda, oferta e inventarios. Utiliza herramientas avanzadas como modelos estadísticos y machine learning para generar pronósticos precisos basados en datos históricos. Estas tecnologías permiten a las empresas reducir el riesgo de stockout y sobre inventarios, ajustando la demanda y abastecimiento de manera más eficiente​.

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Mujer en bodega con sobrestock

Sobrestock: Más que un simple problema de inventario

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Sobrestock: más que un simple problema de inventario

Imagina que tienes un negocio y enfrentas dos problemas cruciales. Primero, algunos productos se agotan rápidamente, lo que te impide satisfacer la demanda de tus clientes, provocando pérdidas de ventas y generando insatisfacción. Segundo, algunos productos permanecen en los estantes demasiado tiempo, ocupando espacio valioso que podría destinarse a artículos con mayor rotación. Esta acumulación no solo reduce la disponibilidad de productos más demandados, sino que también aumenta el riesgo de obsolescencia, especialmente con productos perecederos o de temporada, afectando tus ganancias y la eficiencia operativa del negocio.

Tener demasiado stock o muy poco stock no es óptimo. La meta es encontrar un equilibrio para así evitar ambos extremos. Aunque quisiéramos un «Nivel de Servicio» perfecto del 100%, en realidad, siempre hay incertidumbres en la demanda y el suministro. Por ejemplo, incluso los servicios esenciales como gas, agua o electricidad tampoco alcanzan un nivel de servicio perfecto, como consecuencia de eventos climáticos que pueden afectar el suministro. 

Los sobrestocks más evidentes se producen en circunstancias como campañas comerciales fallidas, cambios estacionales o, lo más común, eventos especiales como Navidad. Un caso particular, pero muy recurrente, es cuando alimentos o medicamentos permanecen en el inventario más allá de su fecha de expiración, generando pérdidas por el stock que debe darse de baja.

Toma de decisiones inteligentes

Para reducir este riesgo, es fundamental exigir a los proveedores una vida útil remanente mínima para los productos y usar sistemas de reposición inteligentes que ajusten las compras según la demanda y la vida útil. También es esencial contar con alertas anticipadas sobre productos próximos a vencerse, para tomar medidas y reducir inventarios innecesarios.

En general, cualquier nivel de inventario que supere lo necesario para mantener un buen nivel de servicio puede considerarse sobrestock. En promedio, las empresas tienen un sobrestock que varía entre el 12% y el 30% del inventario total, lo que significa que es posible reducir el inventario en un 30% sin afectar el servicio al cliente.

Para lograr esto, las empresas deben implementar una sólida Planificación de Ventas y Operaciones (S&OP), que fomente una cultura de honestidad en las cifras y evite pronósticos basados en expectativas poco realistas. Es crucial mantener una disciplina rigurosa en el proceso S&OP y utilizar herramientas tecnológicas avanzadas para gestionar la planificación de demanda, abastecimiento y gestión de inventarios.

Estas tecnologías incluyen modelos estadísticos y de machine learning, que usan datos históricos para generar pronósticos más precisos. Además, los modelos matemáticos y algoritmos permiten a los gerentes visualizar combinaciones eficientes entre cobertura de stock y Nivel de Servicio.

“Demafront es una empresa SaaS que desarrolla modelos matemáticos y herramientas para optimizar la cadena de suministro mediante la planificación integrada de ventas, operaciones, abastecimiento, producción y distribución. Su objetivo es maximizar el servicio al cliente y la disponibilidad de productos ajustándose a las restricciones de la empresa para aumentar la rentabilidad” – Sergio Flores, Socio Fundador de Demafront .

 

Gestión de inventarios

Frontera de la Eficiencia

La imagen muestra las dos regiones donde operan las empresas: Región de Soluciones Ineficientes y Región de Soluciones Infactibles. Es esencial encontrar el equilibrio óptimo dentro de la curva apoyado de herramientas como Demafront.

En la Figura 1 se muestra una curva que define dos zonas importantes en la gestión de inventarios. Imagina esta curva como una línea que separa lo que funciona bien de lo que no. Por un lado, debajo de esta línea, está la «Región de Soluciones Infactibles,» un área llena de combinaciones que simplemente no son viables. Por otro lado, arriba de la línea, encontramos la «Región de Soluciones Ineficientes«, donde las empresas podrían estar operando, pero no de la mejor manera.

 

Para ilustrarlo mejor, observemos los puntos A y B en la figura. El punto A representa una combinación ineficiente de inventario y nivel de servicio. Si la empresa operara en el punto B, podría mantener el mismo nivel de servicio a los clientes, pero con menos inventario, liberando así capital y reduciendo costos innecesarios.

 

Muchas empresas, sin darse cuenta, planifican su inventario con métodos intuitivos, como asignar la misma cantidad de stock a todos los productos de una categoría, lo que lleva a un exceso de inventario o «sobrestock.» Este enfoque no solo es costoso, sino que también ocupa espacio que podría usarse de manera más eficiente.

En el mundo actual, las empresas tienen acceso a datos más precisos y confiables. Esto les permite usar tecnología avanzada para tomar decisiones mucho más inteligentes. Así, en lugar de estar atrapados en combinaciones ineficientes como el punto A, pueden moverse hacia la frontera de máxima eficiencia, como por ejemplo el punto B logrando una operación más rentable.

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